Gérer une équipe efficace de sous-traitants

J'ai appris très tôt dans mon parcours d’entrepreneuse que je ne pouvais pas tout faire moi-même, et que je ne le voulais pas. J'ai toujours été quelqu'un qui aime s'entourer, donc construire une équipe et faire en sorte que mon entreprise soit plus que juste moi, a toujours été un objectif. Aujourd'hui, j'ai une équipe de plus de 10 sous-traitants qui travaillent régulièrement avec moi, et depuis mes débuts en 2016 j’ai eu l’occasion de travailler avec 30 professionnels extraordinaires.
Ce mois-ci, notre blog traite de la collaboration avec les sous-traitants et de la façon de gérer une équipe efficace.
En tant que business consultant en ligne avec une équipe proposant des services de soutien aux entreprises, maîtriser l'art de la collaboration et de la gestion d'équipe a été cruciale. L’environnement des entreprises en ligne est en constante évolution et à un rythme rapide. Cela nécessite d’être capable de travailler de manière transparente avec des personnes à tous les niveaux, dans des organisations de toutes tailles, des entreprises individuelles aux multinationales. Il s'agit de trouver les meilleures solutions à leurs problèmes et de les intégrer efficacement. Dans cet article de blog, nous explorerons les stratégies clés pour travailler efficacement avec des partenaires et diriger une équipe performante.

Entretenez une communication claire

La communication est la pierre angulaire de toute équipe performante. Dans un environnement virtuel, où les membres peuvent être géographiquement dispersés, on ne saurait trop insister sur l'importance d'une communication claire et efficace. Utiliser un ensemble d'outils de communication, tels que les appels vidéo, la messagerie instantanée et les plateformes de gestion de projet, permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

En organisant des réunions d'équipe régulières pour discuter des projets en cours, répondre aux préoccupations et partager des mises à jour, où les rôles et les responsabilités sont clairement définis, permet d’éviter toute confusion. Encourager l'écoute active crée un environnement où les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour exprimer leurs idées et faire des commentaires. Combinés, ces éléments encouragent une communication ouverte et favorisent une atmosphère de collaboration.

Ce que nous faisons : Nous utilisons Slack pour une communication instantanée, évitant ainsi les multiples e-mails et nous créons des canaux où plusieurs membres de l'équipe prennent en charge le même client. Pour la communication avec les clients, nous utilisons WhatsApp et créons des groupes de discussions. Nous organisons des réunions d'équipe mensuelles au cours desquelles nous faisons un point sur le projet, et pendant lesquelles les membres de l'équipe peuvent poser des questions ou obtenir de l'aide si besoin.

Favoriser une culture de confiance et de responsabilisation

Il est nécessaire d'instaurer la confiance au sein d'une équipe virtuelle pour favoriser la collaboration et être performant. La transparence est essentielle, pour cela il faut fixer des objectifs et des attentes clairs dès le départ. Cela inclut des éléments tels que les délais et les mesures de performance pour s'assurer que chaque membre de l'équipe comprend son rôle dans la réalisation des objectifs. Il peut être utile de confier à chacun ses propres responsabilités et d’offrir des possibilités de développement professionnel. Assurez-vous de reconnaître et de fêter les résultats, car cela stimule le moral et renforce une culture d'équipe positive. Vous devez également demander aux membres de l'équipe de rendre des comptes sur leurs tâches et vous assurer que les attentes des clients sont toujours satisfaites.

Ce que nous faisons : Lorsque de nouveaux membres de l'équipe nous rejoignent, nous leur demandons de signer une charte de sous-traitant. Cela définit les attentes, à la fois de ce que l'on attend d'eux et de ce que je fournirai et ferai, en tant qu'AV principal. Au début de chaque nouveau projet, les membres de l’équipe se voient confier leurs tâches spécifiques. La clarification des rôles est renforcée par des réunions avec les clients et des rapports d'avancement hebdomadaires.

Tirer parti de la technologie pour plus d'efficacité

À l'ère du numérique, la technologie joue un rôle clé dans l'optimisation de l'efficacité des équipes. En utilisant divers outils de gestion de projet, des plateformes de communication et des logiciels de collaboration, il est possible de rationaliser les process et d'augmenter la productivité. Ces outils facilitent le partage d'informations, le suivi des tâches et la gestion de projet, ce qui permet aux membres de travailler ensemble, quel que soit leur emplacement physique.

De plus, en investissant dans des programmes de formation, vous vous assurez que votre équipe maîtrise les outils et les technologies les plus récents. En vous tenant au courant des progrès réalisés dans le domaine des logiciels d'entreprise et en dotant votre équipe des compétences nécessaires, vous contribuerez à une main-d'œuvre plus agile et adaptable, qui saura être flexible en fonction des besoins de vos clients.

Ce que nous faisons : Lorsque nous apprenons à utiliser de nouveaux outils, nous les partageons avec l'équipe. Par exemple, lorsque ChatGPT est entré en scène l'année dernière, l’équipe a été très rapidement mis au courant sur la façon de l'utiliser et comment cela pouvait les aider.

Encourager l'apprentissage et le développement continus

Pour garder une longueur d'avance dans un environnement professionnel dynamique, il faut s'engager à se former continuellement. En encourageant les membres de l'équipe à participer à des programmes de formation, à des webinaires et à acquérir des qualifications pertinentes pour leurs rôles, cela améliore non seulement leurs compétences, mais contribue également à la croissance globale et à l'adaptabilité de votre entreprise.

Créer une culture qui valorise l'apprentissage et l'innovation, où chacun est encouragé à partager ses idées et ses expériences, profite à l'ensemble de votre entreprise. Cela peut être réalisé en favorisant un environnement d'apprentissage collaboratif et en mettant en œuvre des programmes de mentorat pour faciliter le transfert de connaissances au sein de l'équipe.

Ce que nous allons faire : Les membres de l'équipe ont demandé à pouvoir apprendre les uns des autres et partager leurs connaissances. C'est pourquoi, à partir de février, nous organiserons des déjeuners-causeries mensuels pour de tels échanges.

Équilibrez vie professionnelle et vie privée

Dans le monde virtuel, les frontières entre le travail et la maison peuvent devenir floues. Pour assurer le bien-être et la productivité continue de votre équipe, privilégiez l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Fixez des limites claires aux heures de travail et découragez les heures supplémentaires excessives. Encouragez les pauses et le temps passé loin des écrans pour prévenir l'épuisement professionnel. Dans la mesure du possible, mettez en place des options de planification flexibles pour répondre aux différents besoins des membres de votre équipe. Un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée contribue à une plus grande satisfaction au travail, à une motivation accrue et, en fin de compte, à une équipe plus efficace et engagée.

Prenez votre temps pour recruter, congédiez rapidement

Ma plus grande leçon a été de prendre mon temps pour recruter et de congédier rapidement. Il peut y avoir une différence entre ce que les gens disent qu'ils peuvent faire et ce qu'ils savent réellement faire, donc dans certains cas, il peut être utile de demander à ces personnes d'effectuer de petites tâches (rémunérées si possible) pour voir comment elles travaillent réellement. Si les choses tournent mal, utilisez Zoom ou prenez votre téléphone pour parler à votre collaborateur. Aussi inconfortable que cela puisse parfois être, il est important d'avoir des conversations difficiles et de faire savoir aux gens quand ils ne font pas mouche. Donnez-leur la possibilité de s'améliorer si vous le pouvez, mais sachez aussi quand arrêter. Vous voudrez peut-être ajouter ce livre à votre liste de lecture :

Pour travailler avec succès avec des partenaires et diriger une équipe efficace dans le monde du business en ligne, il faut :
• Une communication efficace
• Instaurer la confiance
• Utiliser la bonne technologie
• Un apprentissage continu
• Un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

En tant que business consultant en ligne, l'intégration de ces stratégies dans votre approche de gestion d'équipe améliorera non seulement la collaboration, mais positionnera également votre entreprise vers un succès durable dans un environnement numérique concurrentiel. En favorisant une culture de l'innovation, de la responsabilité et du bien-être, vous ouvrirez la voie à une équipe hautement performante capable de surmonter les défis et de tirer parti des opportunités dans un environnement professionnel en ligne dynamique.

Photo d'Antonio Janeski sur Unsplash