Surmonter les défis en tant qu’assistant virtuel

par Jennifer Chamberlin
Novembre 2021

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J’ai rencontré ma juste part de défis au cours de mes (presque) cinq ans d’entreprenariat. Dans l’article du blog de ce mois-ci, j’identifie certains d’entre eux et cherche des moyens pour les dépasser.

Les défis d’être une assistante virtuelle tournent en grande partie autour de la diversité du travail. Il n’y a pas deux clients identiques et la gamme de services que vous fournissez signifie que nous devons maîtriser un large éventail de compétences. Jetons un coup d’œil aux moyens de surmonter certains des défis auxquels nous pouvons être confrontés en tant qu’AV.

• Construire une routine
• Gestion du temps
• Problèmes de communication
• Différents fuseaux horaires
• Méthodes de travail alternatives
• La peur de vos propres capacités (ou syndrome de l’imposteur)
• Barrières linguistiques

Construire un routine
La création d’une routine quotidienne est la clé de la réussite d’une AV. Vous avez besoin de structure,de discipline et de concentration pour gérer votre charge de travail de manière efficace et efficiente.
Pour vous préparer au travail de la journée à venir, faire de l’exercice et manger un petit-déjeuner sain est un bon début. Obtenez toutes les tâches non liées au travail, telles que emmener les enfants à l’école, faire la vaisselle ou vous changer les idées avant de vous asseoir à votre bureau. Garder votre maison et votre vie professionnelle séparées est essentiel. Un de mes entraîneurs ne jure que par 30 minutes occupées chaque matin. Une fois qu’elles sont passées, c’est tout, elle passe à son travail et ferme les yeux sur tout ce qu’elle n’aurait peut-être pas réussi.
Créer un calendrier et respectez-le. Vous pouvez le faire avec un calendrier en ligne tel que Google ou Outlook, en utilisant une application ou en étant old school avec un agenda papier. Commencez à travailler à la même heure chaque jour et planifiez votre semaine à l’avance. L’emploi du temps figé est également un excellent, mais n’oubliez pas de ne pas surbooker votre temps et de laisser des lacunes car d’autres choses surgiront toujours, et vous devrez être en mesure de les intégrer.
Il existe un principe fabuleux, qui dit qu’il est préférable de commencer votre journée de travail avec la tâche la plus complexe d’abord, puis de passer aux tâches les plus faciles. Cela vous donne un sentiment d’accomplissement et de succès tôt dans la journée, ce qui vous encouragera à continuer.
N’oubliez pas de planifier des pauses et d’en prendre une après avoir terminé un travail complexe. Elles n’ont pas besoin d’être longues, seulement 5 minutes, mais permettent de se déplacert et de s’éloigner de l’ordinateur, prendre l’air et boire de l’eau.
Un dernier principe est de ne jamais travailler tous les jours. Vous avez besoin d’au moins un jour par semaine où vous pouvez vous détendre et prendre soin d’autres besoins. Vous reviendrez stimulé(e) et redynamisé(e).

Gérer son temps
Gérer votre temps efficacement est crucial pour être une bonne AV. Votre client voudra savoir combien de temps vous avez passé sur ses tâches et vous devez le savoir aussi, afin que vous puissiez le facturer lorsque vous travaillez sur une base horaire.
La première chose à faire est de faire un plan. Sans planifier ce que vous ferez quand et pour qui, vous ne serez jamais en mesure de faire face à tout le travail que vous avez à faire. Rappelez-vous que les plans n’ont pas besoin d’être gravés dans le marbre, ils peuvent être flexibles et vous pouvez les réviser quotidiennement.
Pour savoir exactement combien de temps vous avez passé sur chaque projet, je vous recommande d’utiliser un logiciel de suivi du temps tel que My Hours.

Problèmes de communication
Quand il s’agit de communication, rien n’est mieux que d’être dans la même pièce et de parler face à face, mais une assistante virtuelle a rarement cette opportunité. Nous devons tirer le meilleur parti d’autres formes de communication telles que les appels vidéo, les e-mails, la messagerie ou les SMS. Cela nous rend dépendants de la technologie, qui peut parfois échouer. Problèmes de connectivité, e-mails allant dans le dossier spam et ainsi de suite.
Il n’est parfois pas possible de parler immédiatement à un client lorsque vous avez un problème et cela peut être difficile.
Pour surmonter cela, avoir des procédures claires écrites peut être vraiment utile,et ils aident à s’assurer que les instructions sont clairement comprises avant de commencer tout travail. L’utilisation de plates-formes telles que Slack qui permettent de gérer efficacement les messages peut également aider à éviter que des informations critiques ne soient manquées. La meilleure règle est cependant de continuer à parler. Lorsqu’un message n’est pas clair ou que vous ne savez pas quoi faire, demandez-le. Décrochez le téléphone, passez un appel vidéo et continuez à communiquer.
De plus,si vous planifiez votre semaine / mois, informez votre client quand vous travaillerez sur son projet. Demander s’ils seront disponibles pour fournir des informations supplémentaires et la meilleure façon de les contacter. Faites-leur savoir quand vous serez absent ou indisponible afin que vous puissiez gérer leurs attentes.

Différents fuseaux horaires
Si vous avez des clients internationaux, les différences de fuseau horaire peuvent présenter certains défis.
Assurez-vous que les heures d’appels et de messages soient respectées, les délais et tout ce qui est lié au temps de travail doivent être prévus dans un fuseau horaire correct. Dans Google Agenda, il est facile d’afficher deux fuseaux horaires et les réunions peuvent être facilement définies dans différentes fuseaux horaires dans Office 365, ce qui facilite l’évitement des erreurs. Sinon, je recommande d’utiliser une application de fuseau horaire sur votre téléphone ou ce site internet.
Si votre jour est leur nuit ou vice versa, alors convenez d’un moment qui convient à vous deux pour planifier un appel de rattrapage.

Méthodes de travail alternatives
Travailler à domicile ou travailler seul n’est pas fait pour tout le monde. Il faut du temps pour s’adapter et il peut être difficile de maintenir la concentration et la discipline lorsque votre patron ne respire pas dans votre cou (!) et que vos collègues ne travaillent pas au bureau à côté de vous.
Cela peut également être le cas lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins de chaque client, qui aura tous ses propres méthodes de travail, ses propres besoins et exigences.
Avoir un bon outil de planification, de sorte que tout votre travail soit clairement planifié avec des dates de début et de fin, des méthodes de communication, des détails sur les affectations, etc. est crucial pour le succès. Vous pourrez peut-être vous souvenir de choses pour un ou deux projets,mais une fois que vous en avez quatre ou cinq, les choses peuvent bientôt devenir plus compliquées.
Vous devrez peut-être apprendre à utiliser un nouveau logiciel si votre client vous demande de fournir du travail dans un média que vous n’avez jamais utilisé auparavant, alors n’oubliez pas de planifier à temps pour votre propre apprentissage.
Il peut arriver que vous ne puissiez pas atteindre un délai fixé. Assurez-vous d’informer votre client dès que possible et demandez un peu plus de temps. Vous devez établir une communication et une confiance solides et honnêtes si vous voulez établir des relations durables avec vos clients.

Le syndrome de l'imposteur ou la peur de vos propres capacités
Au début, tout cela peut sembler très accablant et vous pouvez avoir des doutes sur vos propres capacités. L’astuce ici est de prendre les choses une étape à la fois et de garder tout compartimenté. Sur votre liste de choses à faire, cochez chaque travail au fur et à mesure et cela deviendra bientôt moins intimidant.
Si vous ne possédez pas un ensemble de compétences requises, soyez honnête. Vous pouvez soit dire que vous ne pouvez pas faire le travail, le référer à un collaborateur en qui vous avez confiance, ou, si vous êtes prêt à faire de la formation,regarder des vidéos YouTube pour des choses simples, ou suivre l’un des nombreux cours en ligne abordables pour des choses plus complexes. Udemy est une ressource excellente pour cela.

La barrière des langues
Un autre problème avec les clients internationaux peut être la barrière de la langue. Pour être une AV bilingue comme moi, vous devrez parler couramment les langues que vous proposez à la fois verbalement et à l’écrit.
Mais même lorsque différentes cultures parlent la même langue, les choses peuvent devenir délicates. Par exemple, le Royaume-Uni, les États-Unis et l’Australie ont tous des différences linguistiques et culturelles bien qu’ils parlent tous anglais.
Pour surmonter cela, vous pouvez utiliser des choses comme Grammarly, un logiciel qui aide à écrire la langue couramment, une orthographe et une grammaire précises pour différents types d’anglais et encore une fois, prendre le téléphone de sauter sur un appel vidéo pour aplanir les bosses qui peuvent survenir

L’organisation, la discipline et la concentration sont essentielles pour être une assistante virtuelle réussie. Ces éléments sont si importants pour moi que j’ai eu la discipline et la concentration comme mots pendant les années de mes trois premières années d’activité. Établir une routine solide, un état d’esprit fort et d’excellentes stratégies de communication vous mettront sur la voie du succès.