Ce que vous devez prévoir en tant qu’Assistant Virtuel professionnel

La popularité du métier d’assistant virtuel a considérablement augmenté au cours des deux dernières années. L’une des principales raisons est la possibilité de travailler à domicile. Cela présente de nombreux avantages, en particulier si vous avez des enfants. Pourtant, il est indispensable de bien s'organiser avant de collaborer avec vos premiers clients.

Cet article vous montrera les étapes et les outils à prévoir pour débuter comme AV professionnel.

Assurance

En France, il est fortement recommandé de bien vous assurer, et ce aussi dans tous les pays où My Bilingual VA exerce. Dès le début de votre activité, vous aurez besoin d'une assurance responsabilité civile professionnelle. Votre assureur peut vous soutenir en cas de litige  avec vos clients, ce qui peut représenter un coût inestimable dans une telle situation.

Si vous décidez de travailler dans des locaux commerciaux, vous pouvez également avoir besoin d’Assurance multirisque et perte d’exploitation, pour couvrir votre bâtiment et vos équipements contre le feu, l’eau, les catastrophes naturelles, etc. Cela peut prendre en charge la perte de revenus et la réparation ou le remplacement de biens matériels si un tel événement se produit.

Vous pouvez également prendre une assurance informatique afin de couvrir vos équipements et les données que vous stockez, ainsi qu'une prévoyance en cas d'accident ou maladie.

N’oubliez pas d’informer votre compagnie d’assurance habitation si vous décidez de travailler à domicile, ainsi que votre assurance auto si vous utilisez votre voiture pour rendre visite à des clients.

Contrats

Avant de commencer une collaboration, vous aurez besoin de documents écrits, vous pouvez choisir entre un simple devis ou un contrat plus complexe selon votre activité et vos méthodes de travail. Quel que soit votre choix, vous aurez besoin de conditions générales de prestations de service et tous vos documents doivent être rédigés en français, vous pourrez aussi utiliser des versions dans d’autres langues en fonction des besoins de vos clients.

Un contrat doit comprendre :

• Les coordonnées complètes des deux parties
• Une description des services que vous fournirez
• Le détail des heures consacrées, y compris les délais
• Les méthodes de communication et délais de réponse et d’exécution
• Les modalités de paiement
• Les heures d’ouverture
• La Confidentialité
• Les détails de rupture du contrat

C’est un élément de protection essentiel pour vous et votre client, ne négligez surtout pas cette étape ! Si vous ne pouvez pas vous permettre les honoraires d’un avocat pour vous aider à rédiger un contrat basique, je vous recommande fortement un service comme www.legalplace.fr. Vous devez cependant toujours demander à une tierce personne de vérifier la pertinence de vos clauses adaptées à votre propre situation professionnelle. Vous pourrez également demander des conseils auprès de votre CMA ou de votre CCI.

Logiciels professionnels

Avoir les bons logiciels et applications est un élément essentiel pour être un AV, surtout si vous voulez gérer votre travail efficacement. Alors, de quoi aurez-vous besoin?

Documents

L’une des plus grandes tâches que vous ferez en tant qu’AV sera d’écrire, d’éditer et de partager toutes sortes de documents avec vos clients.

Microsoft Office est encore utilisé par beaucoup de gens, moi y compris. Les éléments les plus couramment utilisés de MS Office sont Outlook pour la gestion des e-mails et des calendriers, Word pour le traitement de texte et Excel pour les feuilles de calcul.

Microsoft Office est maintenant passé à Microsoft 365, qui nécessite un abonnement mensuel ou annuel.

De plus en plus de gens abandonnent MS Office au profit de Google Drive, qui présente plusieurs avantages significatifs. C’est un outil en ligne, gratuit, super facile à utiliser et permet de partager des documents avec un simple lien.

L’application de traitement de texte est Google Docs, les documents peuvent y être travaillés par différentes personnes simultanément. Ils sont sauvegardés instantanément et automatiquement. Différents modes d’édition permettent de voir facilement où les modifications ont été apportées et par qui.

Google Sheets est l’équivalent de MS Excel et présente bon nombre des mêmes avantages que Google Docs.

Quel que soit votre choix, assurez-vous d’utiliser les versions professionnelles, sinon vous enfreindrez les termes et conditions. Votre assurance risquerait ne pas vous couvrir en cas de réclamation et vous serez probablement en violation des réglementations RGPD.

Outil de gestion de projet

Ces types d’outils vous aident à rester en contact avec vos clients, en vous assurant que vous savez tous les deux précisément ce qui se passe avec votre projet à tout moment. Il y en a beaucoup de disponibles, mais j’utilise surtout Trello et Asana avec mes clients, bien que Notion et Clickup soient d’excellentes alternatives.

Gestion du temps

Il est essentiel de savoir combien d’heures vous travaillez pour un client  pour qu’il constate ce que vous produisez. Pour cela, un outil de suivi du temps est pratique. Il y a beaucoup d’options, mais j’aime My Hours et Toggl.

Gestion des médias sociaux

La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui le marketing des médias sociaux pour faire leur promotion. L’utilisation d’un outil de gestion des médias sociaux peut être incroyablement utile et vous garder sur la bonne voie. Il existe une gamme étendue, avec des fonctionnalités variées, mais quelque chose de simple et facile à utiliser, comme Loomly, est généralement suffisant. J’utilise actuellement Publer avec l’un de mes clients et cela fonctionne bien. J’ai également utilisé Trello pour planifier le contenu.

Antivirus

Ce n’est pas un tel problème si vous utilisez un Mac, mais sur PC, le logiciel antivirus doit être soigneusement examiné. Windows Defender de Microsoft fait partie intégrante de tous les nouveaux PC exécutant Windows 8 et versions ultérieures. Cela ne coûte rien à exécuter et ne vous oblige pas à faire quoi que ce soit. C’est efficace, bien qu’il puisse avoir des lacunes en matière de phishing.

Autres logiciels utiles

• LastPass – Gestionnaire de mots de passe
• Canva – Outil de conception graphique
• Google Meet ou Zoom – Vidéoconférence
• Quickbooks, JePilote ou Wave – Logiciel de comptabilité en ligne

Ce n’est vraiment que la pointe de l’iceberg, car vos clients auront souvent besoin que vous utilisiez un logiciel spécifique qu’ils connaissent déjà.

Il faut vous assurer que vous êtes correctement équipé avant de commencer afin d'éviter divers problèmes potentiels. Cela montre que vous êtes couvert légalement, que chacun comprend ses responsabilités et que vous avez tout ce dont vous aurez besoin pour effectuer vos prestations. Cela vous aidera vraiment à vous sentir professionnel et à entreprendre votre travail avec succès. C’est aussi un moyen de prouver votre efficacité dans la gestion de votre activité et montrera à vos clients à quel point vous prenez au sérieux les responsabilités qu'ils vous ont attribuées.

Si vous débutez en tant qu’AV, vous pouvez vous sentir intimidé par toutes ces obligations, mais ne vous inquiétez pas. L’assurance et les contrats sont essentiels dès le premier client, mais vous pourrez vous consacrer aux autres besoins tout au long de l'essor de votre entreprise.

C’est pour épauler les AV que j’ai créé le CAV : un mastermind et mentorat pour ceux qui veulent aller plus loin, en s’appuyant sur mes 20 ans d’expérience.

La mission du CAV est de vous lancer dans votre aventure avec les bons atouts et les principales valeurs, de vous aider à développer vos activités en vous montrant le chemin de la réussite à travers des échanges, des réunions en Visio, des webinaires mensuels etc.

Et si vous ressentez le besoin d’être soutenu dans votre activité d’AV, rejoignez-moi pour le prochain Cercle des Assistants Virtuels. Plus de détails ici.