Gestion du temps : comment un assistant virtuel vous fait gagner du temps

Le temps est probablement la denrée la plus précieuse dans les affaires. Il ne semble jamais y avoir assez d'heures dans une journée pour tout faire et cela peut rapidement vous laisser submergé par les évènements. La bonne nouvelle est qu'un assistant virtuel réduira considérablement votre travail en prenant en charge de nombreuses tâches qui occupent vos précieuses heures. Ils peuvent également vous aider à gérer votre temps. Voyons comment un AV vous fait gagner du temps.

Organisation de votre système de gestion de projet
Pour vous éviter d'avoir à vous occuper de toutes les petites missions chronophages de votre entreprise, votre AV utile peut se charger des tâches répétitives et les faire pour vous au jour le jour. Cela peut inclure des éléments tels que :

1. Gestion des e-mails
Nous sommes en proie à des e-mails sans fin qui sont essentiellement indésirables et sans intérêt ou de faible priorité. Même si nous avons un filtrage automatisé des messages indésirables, certaines choses passent toujours.
On estime qu'un professionnel moyen des affaires passe environ 28% de sa journée de travail à lire puis à répondre à des e-mails. C'est beaucoup de temps perdu !
Un AV peut analyser tous vos messages, plusieurs fois par jour et supprimer ceux qui sont sans valeur, vous informer de tout ce qui est de grande importance ou faire une première réponse à tout ce qui peut attendre plus tard.
Des modèles simples peuvent être créés que votre AV utilisera pour répondre aux e-mails courants et aux questions fréquemment posées.
Assurez-vous qu'ils savent ce que vous considérez comme important et comment vous voulez que les choses soient traitées. Très vite, ils apprendront à connaître vos clients et vos contacts et n'auront pas besoin de vous demander quoi faire.
Vous vous demanderez comment vous avez fait sans eux.

2. Réunions
Toutes les réunions qui doivent être organisées peuvent être effectuées par votre assistant virtuel, à condition qu'il ait accès à votre système d'agenda en ligne. Cela garantit qu'aucun conflit ne se produise.
C'est souvent une bonne idée de ne tenir des réunions que deux jours fixes par semaine et à des heures précises. Ne bougez de cela que si l'autre partie n'est pas en mesure de respecter votre horaire. Encore une fois, votre VA peut négocier cela pour vous.

3. Répartition du travail
Vous pouvez allouer du travail à votre AV en utilisant votre système de gestion du travail par ordre de priorité. Cela peut vous aider à rester libre pour d'autres choses.

4. Réunions AV
Bien que cela prenne peu de temps, cela vaut la peine d'organiser des réunions régulières avec votre AV pour discuter de vos besoins. Cela vous permet de discuter d’ où vous avez besoin d'une aide supplémentaire, des tâches à venir que vous devrez ensuite effectuer, etc. Cela leur donne également la possibilité de poser toutes les questions qu'ils ont à votre sujet. La fréquence de ces réunions dépendra de la charge de travail qui leur est demandée.

5. Outils en ligne
Il existe un nombre presque infini d'outils de gestion du temps en ligne vraiment utiles. Ceux-ci incluent des éléments tels que Trello, Toggl et MyHours. Ceux-ci peuvent être utilisés pour vous aider à garder une longueur d'avance sur votre gestion du temps.
Un bon assistant virtuel sera déjà familiarisé avec bon nombre de ces outils et pourra recommander ceux qu'il trouve les plus utiles. Vous aidant à la fois à économiser et à suivre votre temps de travail plus efficacement.

6. Tâches répétitives
Si votre travail vous oblige à effectuer des tâches répétitives telles que la saisie de données, confiez-les à votre AV, car cela peut prendre beaucoup de temps précieux. Un AV peut terminer le travail pour vous, vous libérant des heures pour faire quelque chose de plus productif.
La comptabilité de base, comme la création et l'envoi de factures ou la recherche de retards de paiement, peut également être un travail confié à un AV.

7. Recherche
De nombreuses entreprises exigent une sorte de recherche pour trouver des informations. De quelque chose d'aussi simple que de vérifier les bulletins météorologiques pour suivre les tendances actuelles. Un AV peut trouver toutes sortes d'informations pour vous, puis les compiler en données faciles à utiliser, telles qu'une analyse des concurrents ou une liste des concurrents qui utilisent des emballages en plastique. Les recherches en cours peuvent également être régulièrement mises à jour.

8. Relation client
Chaque client ou employé veut croire qu'il a le plus de valeur pour vous. Pour qu'ils se sentent très spéciaux, vous pouvez faire quelque chose de personnel, une petite chose comme envoyer une carte d'anniversaire ou une note de félicitations à propos d'une réalisation ou d'un événement important.
Un VA peut compiler une base de données pour enregistrer les dates et d'autres informations pour y parvenir. Ils peuvent ensuite envoyer une carte ou une note en votre nom, avec un bref message pour que vous sachiez que cela a été fait. Cela vous donne une bonne image, alors qu'en fait vous n'avez vraiment rien fait !

9. Gestion des médias sociaux
Maintenir à jour votre présence sur les réseaux sociaux est souvent une tâche énorme qui prend plusieurs heures par semaine. Il existe de nombreuses applications de planification pour vous aider, mais même ainsi, la création de contenu peut prendre énormément de temps.
C'est là que votre fidèle AV intervient pour sauver la situation, tout ce que vous avez à faire est de donner une liste de sujets et quand vous voulez qu'ils soient publiés et votre AV peut faire le reste. Du sourcing d'images, et même de la création, au contenu écrit. Certains AV se spécialisent dans ce domaine et peuvent facturer une prime. Même ainsi, c'est un autre travail effectué sans que vous ayez à vous en soucier.

10. Rédaction de contenu
Marre de trouver des sujets intéressants pour les articles de blog ? Assez de passer des heures à écrire un article. Qu'en est-il des newsletters, des copies de sites Web, des communiqués de presse, des livres électroniques, des cours, en fait, de tout élément écrit. Généralement, un rédacteur est votre premier port d'escale pour ces choses, mais un AV est aussi souvent capable de gérer les tâches d'écriture de base de manière plus qu’adéquate.

11. Planification du voyage
Si votre travail vous oblige à beaucoup voyager, passer du temps à chercher les billets d'avion, les chambres d'hôtel, les locations de voiture, etc. au meilleur prix peut vous faire perdre de précieuses heures. Un assistant virtuel est capable de faire des recherches pour vous, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent.

12. Conception graphique
Avec les logiciels actuels, presque tout le monde peut réussir à produire des produits de conception graphique décents en utilisant des choses comme Canva. Des graphiques de médias sociaux aux newsletters, dépliants, brochures et toutes sortes d'autres documents commerciaux nécessitant des images. N'oubliez pas de toujours rester sur la marque.
Bien que ce soit assez simple à faire, cela prend toujours énormément de temps, donc avoir un VA qui s'occupe de la tâche peut être une réelle aide. Assurez-vous de demander si votre AV est à l'aise avec ce type de travail, car tous ne le sont pas.

13. Maintenance de base du site Web
La plupart des VA connaissent les constructeurs de sites Web tels que WordPress et pourront facilement publier des blogs, réviser le contenu du site Web, les images et même ajouter de nouveaux produits. Ils peuvent également mettre à jour vos plugins et effectuer des sauvegardes pour que tout fonctionne correctement et pour vous protéger.
Une autre chose qui peut prendre du temps est de vérifier les liens de sites Web brisés. Un AV peut parcourir tous les liens de votre site pour s'assurer qu'ils fonctionnent correctement et vous informer de tout problème.

La gestion du temps ne consiste pas seulement à essayer de s'adapter autant que possible à votre journée. La gestion intelligente du temps consiste à obtenir l'aide des autres pour effectuer des tâches de base qui rongent votre journée. Un assistant virtuel vous aidera à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et vous libérera pour faire des tâches plus importantes et productives. Il peut y avoir un élément de formation nécessaire pour commencer, mais en fin de compte, ce sera un bon investissement.